企業で新しいユニフォームを導入する際、商品が届けられたらすぐに着用開始したいですよね。
ですが、多くの場合、ユニフォームが届いてもやらなければならないことがたくさんあり、その作業は担当者にとって負担になります。
この記事では、新しくユニフォームを導入し、商品が届けられたあとにやるべきこととについて、また、おすすめのサービスについてご紹介します。
ユニフォームが納品されたら確認するべきこと
納品後の最初のステップとして、ユニフォームが届いた際にまず確認すべきことがあります。
最初に、配送された荷物の数量や状態を確認します。
注文した数と一致しているか、破損や不良品がないかをチェックしなければなりません。
特にユニフォームの場合、サイズやデザインに間違いがないかを確認することも重要です。
これらの確認作業は、配送の手配が正確であったかどうかを確保するために必要ですが、想像以上に大変な作業となります。
荷物はまとめて届くことがほとんど
ユニフォームを購入した場合、通常はまとめて一つの大きなダンボール箱に梱包されて届きます。
このため、荷物が届いた段階ではすべてのユニフォームがまとまって入っており、個別の仕分け作業をしないと従業員一人ひとりにユニフォームを配布することができません。
このように、ユニフォームがまとめて届くのはとても便利ですが、配送を受け取った後の作業には手間がかかります。
荷物が大きな箱でひとつにまとめられている場合、その中身を確認して仕分けする作業が発生するのです。
ユニフォームがまとめて届くデメリット
確認の手間
ユニフォームがまとめて届くと、まずは内容を確認する作業が発生します。
例えば、サイズが合っているか、注文した数量が揃っているか、デザインやカラーに誤りがないかを、すべてチェックする必要があります。
注文数が多い場合、サイズや色を確認するために、ひとつひとつ手作業で調べなければならないため、非常に手間がかかります。
この作業は時間と集中力を要するため、他の仕事の作業効率を低下させる原因にもなります。
仕分け作業の手間
確認後、次に行わなければならないのが仕分け作業です。
例えば、従業員数が30人弱の規模でも、個々のサイズや性別、役職に応じてユニフォームを仕分ける必要があります。
30人分のユニフォームをひとつひとつ個別に仕分けるには時間がかかり、作業の精度にも影響が出ます。
また、複数のサイズやアイテムがある場合、どこに何があるのかを整理する作業が増えます。
仕分け作業の煩雑さは、配送されたユニフォームの数や種類に比例して増加します。
梱包資材も必要になるかも
ユニフォームを仕分けて配布するためには、仕分け後にそれぞれの従業員に手渡しや配送するため、個別に袋や箱に入れる作業が発生します。
さらに、配布する際に個別のラベルを貼るなどの追加作業が発生することもあります。
この梱包資材やラベルなどを準備するためには別途費用がかかり、事前に計画を立てておく必要があります。
これも、ユニフォームの仕分け作業における大きな負担の一つです。
従業員数が多いほど仕分け作業の手間が大変
従業員数が多ければ多いほど、ユニフォームの仕分け作業は煩雑になります。
30人程度の企業であれば数時間で仕分けられるかもしれませんが、人数が50人、100人、さらにはそれ以上となると、作業量は何倍にも増加します。
大規模な企業になると、全員分のユニフォームを整理してサイズごとに仕分け、配布する準備を整える作業に膨大な時間を要します。
また、社員の異動や退職、休職などがある場合、そのたびにユニフォームのサイズ調整や新たな注文が発生します。
従業員数が多くなると、その都度の手間が増えていき、管理する担当者への負担が大きくなるのです。
個別梱包サービスで解決します
こうした仕分け作業の手間を解決するために、個別梱包サービスが非常に便利です。
個別梱包サービスとは、ユニフォームを各従業員ごとに個別に梱包して配送してくれるサービスです。
このサービスを利用すれば、配送されてきたユニフォームが既に各従業員ごとに仕分けられた状態で届くため、総務担当者は仕分け作業を一切行う必要がありません。
個別梱包サービスのメリット
- 時間と労力の削減
個別梱包サービスを利用することで、仕分けにかかる時間を大幅に短縮できます。
従業員一人一人に直接手渡しできる状態でユニフォームが届くので、総務担当者は仕分け作業に費やす時間を他の業務に充てることができます。 - ミスの防止
手作業で仕分ける際の誤配送やサイズの間違いが減少します。
個別梱包で配送されるため、従業員に間違ったユニフォームが配られる心配がありません。 - 効率的な配布
既に名前やサイズ、必要なアイテムがラベルされている状態で届くため、配布作業がスムーズに進みます。
これにより、従業員が素早く受け取ることができ、時間の無駄を省けます。 - 追加作業の削減
仕分けや梱包資材を準備する必要がなく、コスト削減にもつながります。
すべてが個別に梱包されて届くので、袋やラベルの用意などの追加作業が不要です。 - メッセージカードでサプライズを演出
個別包装されたユニフォームにはメッセージカードを同封します。
従業員一人一人に日頃の感謝を気持ちを伝えたり、新しいユニフォームに込められた思いを伝えたりすることもできます。
ユニフォームを渡す際に是非活用してみてください。
まとめ
ユニフォームの仕分け作業は、従業員数が増えると手間が大きくなりますが、個別梱包サービスを利用することで、その負担を大幅に軽減できます。
従業員一人ひとりに最適なユニフォームを迅速に渡すために、個別梱包サービスを検討することは、総務担当者の作業効率化にもつながり、業務のスムーズな運営に大きく貢献します。
ユニフォームの管理をより簡単にし、手間を省くためにも、 個別梱包サービス の活用をおすすめします。
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